Snel naar

Projectleiders

1. Voorbereiden

Je bent aangesteld als projectleider om elektronische gegevensuitwisseling tot stand te brengen. Aan het einde van deze fase heb je de ingrediënten verzameld waardoor je kunt starten met het realiseren van het project (stap 2). Concreet betekent dit dat zo goed mogelijk wordt voldaan aan de randvoorwaarden om een succesvol project te draaien. Om hier te komen, kun je de Zelfscan eOverdracht doorlopen en de volgende vragen beantwoorden:

 

  1. Past het project binnen de visie van de organisatie en is er voldoende draagvlak om het project op te starten? Ofwel, staan alle neuzen dezelfde kant op?
  2. Is er voldoende tijd, geld en mankracht voor dit project beschikbaar om het tot een goed einde te brengen? En hoe zit het met de benodigde kennis en kunde?
  3. Is de context scherp? Wat is de huidige situatie en wat het gewenste eindplaatje? En wat is er nodig om daar te komen?
  4. Met welke zorgorganisaties vinden er nu al veel overdrachten plaats? Zij zijn logische samenwerkingspartners om de eOverdracht mee te gaan realiseren. Kijk ook of er al organisaties in de regio bezig zijn met de eOverdracht, waarbij je kunt aanhaken of van kunt leren. Onder Lopende projecten kun je zien welke organisaties met de eOverdracht bezig zijn.
  5. Is er een standaard projectmethodiek die gebruikt wordt in de organisatie? En hoort hier een format voor een projectplan bij? Je kunt anders gebruikmaken van het format Plan van Aanpak op deze website.
  6. Is er al nagedacht over de projectorganisatie en de samenstelling van werkgroepen, stuurgroep, klankbordgroep?
  7. Met welke relevante leveranciers werkt de organisatie samen (ECD/EPD/broker) en moeten afspraken gemaakt worden?
  8. Wat zijn belangrijke risico’s die het succes van dit project in de weg kunnen zitten?
  9. Hoe waarborg ik de informatieveiligheid? Betrek hiervoor de Informatieveiligheidsprofessional (CISO of FG). Deze kent de normen voor informatiebeveiliging (NEN7510, NEN7512, NEN7513) en kan helpen bij het uitvoeren van de Data Privacy Impact Assessment (DPIA). Gebruik hiervoor eventueel het format DPIA en kijk of de Kickstart IB&P hierbij kan helpen. Zorg dat er een verwerkersovereenkomst is afgesloten met de betrokken leveranciers. Gebruik hiervoor eventueel het format Verwerkersovereenkomst.
  10. Hoe ga je de communicatie regelen tijdens het project; en hoe houd je iedereen goed op de hoogte en aangehaakt?
  11. Wat zijn de eerste ideeën om de training aan de gebruikers van het systeem vorm te geven: klassikaal, e-learning, webinar, video of een combinatie van deze?

Wat doe jij en wat mag je van anderen verwachten?

Jij bent de spin in het web en verbindt alle partijen met elkaar. Je houdt daarnaast de mijlpalen en planning van het project in de gaten en informeert je projectleden hierover. Van zorgprofessionals mag je verwachten dat zij een actieve rol spelen in het meedenken over de inhoud en het proces. Van ICT dat zij een actieve houding hebben richting de leverancier(s). Van de bestuurder dat deze voldoende tijd en geld beschikbaar stelt. Van de informatieveiligheidsprofessional dat alle risico's op het gebied van informatieveiligheid inzichtelijk zijn en passende maatregelen worden opgesteld.​ Hierbij kan de Kickstart IB&P de informatieveiligheidsprofessional mogelijk helpen.

​

Tools

Veelgestelde vragen

Hoe richt ik het project in?

Bekijk welke projectstructuur het meest passend is (bijvoorbeeld werkgroep, stuurgroep en klankbordgroep), rekening houdend met de deelnemende organisaties. Bedenk wat jij nodig hebt om besluiten in je project soepel te laten nemen. Zorg voor een sterke vertegenwoordiging vanuit de zorg, ICT en directie.

Wil je meer weten over de projectstructuur? Bekijk dan via onderstaande button de video met meer uitleg.

Hoe richt ik een projectstructuur in?

Wie is de eigenaar van dit project?

Het is belangrijk om hier vooraf goed over na te denken en voor aanvang duidelijk te hebben. Hoewel er technische componenten in dit project zitten, is het geen ‘ICT-feestje’. Het gaat hier vooral om de inhoudelijke verbetering van de gegevensuitwisseling tussen verpleegkundigen. Het is dan ook logisch om de eigenaar in de hoek van de zorginhoud te zoeken (en vinden).

Hoe betrek ik zo goed mogelijk de leveranciers?

Bijna alle leveranciers hebben deelgenomen aan de VIPP regeling InZicht. Zij hebben dus de afgelopen periode veel tijd en energie gestoken in de ontwikkeling van de informatiestandaard eOverdracht. Vraag vooraf goed na wat er al gereed is en wat eventueel nog opgeleverd/verbeterd wordt. Vraag ook bij welke organisaties de overdracht inmiddels in gebruik genomen is en laat de leverancier vanaf het begin af aan deelnemen in de projectorganisatie (stuurgroep en werkgroepen).

Waar kan ik meer informatie vinden over het 5 lagenmodel (ook wel bekend als het interoperabiliteitsmodel)?

Meer informatie over het interoperabiliteitsmodel kun je vinden op de pagina eOverdracht | Amigo! op de website van Nictiz.

Wat wordt bedoeld met een ‘broker’?

Met een broker wordt gedoeld op de techniek die wordt gebruikt om digitale berichten van een verzender naar een ontvanger te transporteren. Tijdens dit transport kan de broker gegevens vertalen naar het juiste berichtenformaat. De broker garandeert daarbij aantoonbaar dat de gegevens die aangeboden worden één-op-één overgenomen worden in de vertaling en de afhandeling van het bericht. 

Tips

  • Zorg voor (minimaal) twee werkgroepen:
    - Inhoud & proces: met daarin zorgmedewerkers die dagelijks met de overdracht van cliënten te maken hebben
    - Techniek: deze groep is ondersteunend aan de werkgroep Inhoud & proces en bevat onder meer een informatiearchitect/-analist, een ICT-medewerker en een Informatieveiligheidsprofessional (denk aan een FG of CISO).​
    ​
    Daarnaast is een werkgroep Communicatie aan te bevelen: zij zijn verantwoordelijk voor de communicatie van de voortgang gedurende het project en het verhogen van het draagvlak.
  • Maak de doelstellingen van het project zo concreet mogelijk. De Informatiestandaard wordt steeds verbeterd en is nog een tijdje in ontwikkeling. Het project hoeft hier niet op te wachten om succesvol te zijn.
  • Zorg voor een realistische planning. Een wetmatigheid die bij projecten hoort, is dat ze meestal niet zo lopen als vooraf bedacht. Houd hier rekening mee in de planning en wees hierin reëel.
  • Gebruik de demo eOverdracht van verpleeghuis naar ziekenhuis en de demo eOverdracht van ziekenhuis naar verpleeghuis om collega's duidelijk te maken waar het om gaat.
  • Bekijk de specifieke informatieveiligheidseisen die belangrijk zijn bij de eOverdracht (hoofdstuk 4 van het format Plan van Aanpak op deze website). Zie ook: NEN7510 Informatiebeveiliging in de zorg, NEN7512 Gegevensuitwisseling, NEN7513 Logging. ​

2. Realiseren

In deze fase ga je daadwerkelijk aan de slag met het uitvoeren van het project. Het uiteindelijke resultaat is dat de Informatiestandaard eOverdracht gebruikt wordt door de zorgprofessionals en de verpleegkundige overdracht van cliënten naar een andere organisatie volledig digitaal verloopt.

Wat doe jij en wat mag je van anderen verwachten?

Je houdt de planning in de gaten, signaleert afwijkingen ten opzichte van het plan van aanpak en zorgt voor communicatie met en tussen alle betrokkenen en voor regelmatige afstemming. Je zorgt ervoor dat alle collega's die met de eOverdracht gaan werken dezelfde basiskennis hebben over wat eOverdracht is. Je kunt hiervoor de e-learning eOverdracht gebruiken. Van de projectleden mag je verwachten dat zij je op de hoogte houden van de voortgang, dat zij eventuele knelpunten die ze tegenkomen met je bespreken en dat ze je tijdig informeren als iets uit de pas gaat lopen. Je stelt ook de begroting op en bewaakt vervolgens de uitgaven.

Tools

Veelgestelde vragen

Wanneer is het project een succes (en afgerond)?

Als het mogelijk is om tussen de deelnemende samenwerkingspartners een elektronische overdracht te kunnen doen die voldoet aan de informatiestandaard, is het project grotendeels afgerond. Het is dus ook goed om de in de eerste stap vastgestelde doelstellingen uit het projectplan zo meetbaar mogelijk te maken. Dat geldt ook voor het accepteren van eventuele afwijkingen in tijd, geld en menskracht. Benoem vooraf welke marges acceptabel zijn.

Hoe bewaak ik de planning met zoveel (externe) afhankelijkheden?

Het antwoord op deze vraag is niet zo eenvoudig. Vooraf heb je geprobeerd een zo reëel mogelijke planning te maken. In contact blijven met de verschillende stakeholders is hierin belangrijk. Waar mogelijk laat je onderwerpen parallel aan elkaar lopen en bouw je zo weinig mogelijk afhankelijkheden in. En wees scherp op de (formulering van) contractuele afspraken met de leveranciers: dat zij tijdig leveren, conform afspraak en binnen budget.

Hoe kan ik collega's kennis laten maken met het onderwerp eOverdracht?

Om alle verpleegkundig specialisten, verpleegkundigen en verzorgenden in je organisatie te informeren over wat eOverdracht is, kun je gebruikmaken van de e-learning eOverdracht. Deze is gratis beschikbaar op deze website. Zorg er daarbij wel voor dat de timing goed is en dat er dus niet een te lange periode zit tussen het aanbieden van de e-learning en de daadwerkelijke implementatie van eOverdracht. 

Naar de e-learning eOverdracht

Tips

  • Leg zo veel mogelijk vast gedurende de uitvoering van het project. Denk hierbij aan:
    • Belangrijke besluiten
    • Bijgewerkte processen
    • Geactualiseerd applicatielandschap (inclusief de koppelingen)
  • Maak handleidingen en ander communicatiemateriaal (filmpjes, e-learning, e.d.) voor eindgebruikers
  • Evalueer tussentijds de voortgang met betrokkenen. Meestal wordt een evaluatie van een project pas aan het einde gedaan. Ook dat is zinvol om te doen, maar door dit ook tussendoor te doen, is er nog volop mogelijkheid tot bijsturing (als dat nodig mocht zijn)
  • Zorg dat de informatieveiligheidsmaatregelen worden geïmplementeerd

3. Borgen

Het project is afgerond en in deze fase zorg je er voor dat de eOverdracht door iedereen in gebruik wordt genomen, het wordt beheerd en dat de verdere doorontwikkeling van de eOverdracht vanuit de organisatie wordt gevolgd.

Jouw rol als projectleider stopt na deze fase. Je kunt daarbij de volgende stappen doorlopen:

  1. Evalueer het project met betrokkenen
  2. Bekrachtig (nogmaals) het eigenaarschap van het (actueel houden van het) overdrachtsproces
  3. Bepaal hoe (middels bijvoorbeeld een overlegstructuur) en wie het beheer van de eOverdracht gaat doen
  4. Formaliseer het moment van overdracht: dat duidelijk is voor betrokkenen dat het project ook daadwerkelijk is afgerond, verantwoordelijkheden en mogelijk nog openstaande punten zijn overgedragen

Wat doe jij en wat mag je van anderen verwachten?

In deze fase zorg jij dat jij jezelf overbodig maakt. Je zorgt dat de borging op de juiste plek in de organisatie plaatsvindt en zowel de zorg als de ICT hierbij betrokken zijn. Je zorgt dat zij de benodigde informatie hebben om de borging op zich te kunnen nemen. 

Veelgestelde vragen

Waar kan ik de eOverdracht het beste borgen?
  • Het eigenaarschap hoort in het primaire proces te liggen, het is een verpleegkundige standaard. Ondersteuning in het beheer hiervan is denkbaar bij bijvoorbeeld (de afdeling) Kwaliteit of Informatiemanagement.
  • Zorg dat een PDCA-cyclus aanwezig is voor het informatiebeveiligingsproces. Denk aan een periodieke risicoanalyse, een evaluatie en het bijstellen van maatregelen.​
Wat is het moment om het beheer van de eOverdracht over te dragen aan de staande organisatie?

Op het moment dat alle zorgprofessionals er mee (kunnen) werken. Natuurlijk is het slim om de borging al tijdens de uitvoering van het project in gang te zetten.

Tips

  • Evalueer het project, zowel op inhoud als proces. Alle betrokkenen kunnen hiervan leren voor volgende projecten.
  • Zorg voor een feestelijke maar officiële afsluiting/overdrachtsmoment van jouw project.
  • Geef daarbij jouw tips en tricks mee aan degenen die het in de organisatie gaan borgen.
Vorige stap Volgende stap